Z jakich elementów składa się księga przychodów i rozchodów?

Księga przychodów i rozchodów (KPiR) jest najczęściej wybieraną formą prowadzenia ewidencji księgowej przez małych przedsiębiorców. Ma ona za zadanie przedstawiać wszystkie przychody ze sprzedaży i koszty, jakie poniósł przedsiębiorca w związku z prowadzoną działalnością. Jakie elementy w sobie zawiera?

Omówienie budowy KPiR

Podatkowa księga przychodów i rozchodów jest uproszczoną ewidencją księgową, w której ujmuje się zdarzenia gospodarcze. Zakłada się ją na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej. Wpisy w KPiR dokonuje się na bieżąco, raz dziennie po zakończeniu dnia i nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Wzór KPiR został określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR. Składa się ona z 17 kolumn:

• Kolumna 1 – zawiera liczbę porządkową do numeracji ewidencjonowanych operacji gospodarczych. Może być ciągła dla całego roku lub rozpoczynana od początku co miesiąc. Tym samym numerem oznacza się określony dokument księgowy.
• Kolumna 2 – jest to data zdarzenia gospodarczego, która wynika z dowodu stanowiącego podstawę wpisu.
• Kolumna 3 – numer dowodu księgowego np. faktury, dziennego zestawienia sprzedaży, polisy itd.
• Kolumna 4 – nazwa podmiotu danej transakcji, czyli imię i nazwisko osoby fizycznej lub nazwa firmy.
• Kolumna 5 – adres kontrahenta wpisanego w kolumnę 4.
• Kolumna 6 – krótki i zwięzły opis zdarzenia gospodarczego, np. sprzedaż towarów, opłata za media.
• Kolumna 7 – wartość sprzedawanych towarów i usług.
• Kolumna 8 – pozostałe przychody, np. dotacje, przedawnione zobowiązania.
• Kolumna 9 – łączny przychód z kolumn 7 i 8.
• Kolumna 10 – zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupu.
• Kolumna 11 – koszty uboczne zakupu, czyli koszty związane z zakupem towarów i materiałów handlowych jak np. koszty transportu i załadunku czy koszty ubezpieczenia.
• Kolumna 12 – wynagrodzenia pracowników ujęte w kwocie brutto w gotówce i w naturze. Dotyczy to umów o pracę, umów zlecenie i umów o dzieło.
• Kolumna 13 – pozostałe wydatki, czyli koszty związane z prowadzeniem działalności nieuwzględniające zakupu towarów i materiałów, kosztów ubocznych oraz wynagrodzeń pracowników. Może to być czynsz za lokal, zakup paliwa, odpisy amortyzacyjne środków trwałych, ale także ubezpieczenia społeczne płacone przez pracodawcę za pracowników.
• Kolumna 14 – Łączne wydatki z kolumn 12 i 13.
• Kolumna 15 – jest to kolumna wolna. Można w niej wpisywać inne zaszłości gospodarcze, które nie pojawiły się w kolumnach 1-13.
• Kolumna 16 – są to koszty działalności badawczo rozwojowej, które można znaleźć w art. 26e ustawy o podatku dochodowym. Bez względu na to, czy mają one wpływ na podstawę opodatkowania PIT, w tę kolumnę wpisuje się wszystkie tego typu koszty. Wraz z zakończeniem roku należy je zsumować.
• Kolumna 17 – uwagi, w których zapisuje się dodatkowe informacje związane z daną operacją gospodarczą.

Zakończenie miesiąca powinno być zaznaczone podkreśleniem i zsumowaniem kolumn 7-14. Powstałe kwoty także należy podkreślić.

Dokonywanie poprawek w KPiR

Błędy powstałe w księdze przychodów i rozchodów można poprawiać na dwa sposoby. Pierwszym jest skreślenie błędnej treści i wpisanie nowej z datą dokonanej poprawki. Wymagana jest przy tym czytelność zapisu Drugi sposób to wpisanie do księgi dowodów zawierających korekty błędnych zapisów. Zmniejszenie przychodu lub wpisanie kosztów można oznaczać znakiem „minus” lub kolorem czerwonym. Rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR nie dopuszcza żadnego innego sposobu dokonywania poprawek. Podatnik rejestrujący wszystkie przychody ze sprzedaży i koszty związane z prowadzoną działalnością może łatwo określić swoje zobowiązania z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych i w prawidłowy sposób rozliczać się z urzędem skarbowym. KPiR jest więc także doskonałą formą informacji na temat tego, czy przedsiębiorstwo działa w efektywny sposób.